Estrategias de reducción de costos de TI {12 estrategias}

La reducción de costos de TI (también conocida como optimización de costos de TI) es el proceso de eliminar fuentes de desperdicio y bajo valor en los departamentos de TI. Algunas de estas estrategias tienen un efecto casi instantáneo en el presupuesto, mientras que otras impactan positivamente sus resultados a mediano y largo plazo.

Sin embargo, toda reducción de costos requiere una planificación cuidadosa para evitar que resulte contraproducente. Las decisiones de ahorro de costos demasiado radicales dañan la salud empresarial y la moral de los empleados, por lo que es vital que sepa qué está haciendo al reducir los costos de TI.

Este artículo presenta 12 estrategias probadas de reducción de costos de TI que reducen los gastos y aumentan la rentabilidad de su TI. Siga leyendo para ver cómo los CIO y CFO reducen los costos sin recurrir a despidos de empleados ni causar agitación a largo plazo.

Estrategias de reducción de costos de TI

De media, las empresas de todo el mundo gastan el 7,5 % de sus ingresos en TI (las organizaciones de EE. UU. asignan aproximadamente el 8,5 % de sus ingresos a TI, mientras que las empresas de la UE mantienen esa cifra en torno al 6 %).

Ahora que conoce el nivel aproximado de dónde deberían estar sus gastos en tecnología, veamos qué estrategias de reducción de costos de TI ayudan a alcanzar un equilibrio óptimo entre gastos e ingresos.

1. Apueste por la computación en la nube

Reemplace parte (si no toda) de su infraestructura en el sitio con recursos basados en la nube. Esta medida reduce o elimina la mayoría de los gastos asociados con el alojamiento local.

Estas son las razones principales por las que adoptar la nube es tan rentable:

• Costos de infraestructura reducidos: Migrar a la nube elimina la necesidad de hardware local (servidores, equipos de red, dispositivos de almacenamiento, etc.). Elimina los gastos de capital iniciales y reduce los costos operativos de su infraestructura.
• Precios rentables: los proveedores de nube cobran según un modelo de precios de pago por uso, por lo que solo paga por los recursos que su equipo realmente utiliza. Puede aumentar o reducir según las necesidades actuales para evitar el aprovisionamiento excesivo, de modo que nunca haya exceso de capacidad sin utilizar.
• Poco o ningún mantenimiento interno: una vez que comienza a utilizar la nube, ya no gasta tiempo ni dinero en el mantenimiento del hardware (monitoreo, parches, reemplazo de componentes, etc.). También reduce el consumo de energía en el sitio, lo que reduce aún más los costos.

Si trasladar todo a la nube no es una opción, un entorno de nube híbrida también tiene un enorme potencial de ahorro de costos. Una arquitectura híbrida le permite integrar entornos de alojamiento públicos y privados para crear la configuración más rentable para sus aplicaciones y cargas de trabajo.

2. Controle los costos de la nube

Estudios recientes revelan que una empresa media desperdicia alrededor del 35 % de su gasto total en la nube. Existen algunas causas comunes de costos de nube innecesariamente altos:

• Miembros del equipo con menos experiencia o descuidados sobreaprovisionan instancias en la nube.
• Equipos que utilizan recursos de la nube no autorizados sin el conocimiento o la aprobación del departamento de TI.
• No hay miembros del personal responsables de monitorear el gasto total en la nube.
• Empleados que activan recursos y se olvidan de liberarlos una vez que llegan al EOL.

Mejore la visibilidad de sus gastos en la nube para reducir los gastos de TI. Utilice una herramienta de gestión de costos en la nube que le permita:

• Centralice la gestión de costos de la nube.
• Identifique y elimine instancias no utilizadas, no autorizadas y sobreaprovisionadas.
• Obtenga información sobre el uso de la nube.
• Pronosticar gastos futuros.

3. Virtualice los servidores internos

La virtualización de servidores es una excelente estrategia de reducción de costos de TI, ya que le permite ejecutar múltiples servidores virtuales en una única máquina física que ya posee. Compartir recursos de servidores físicos entre múltiples máquinas virtuales (VM) evita servidores infrautilizados y ayuda a ahorrar costos en:

• Adquisición de hardware.
• Mantenimiento día a día.
• Consumo de energía y refrigeración.

Recuerde que un único servidor en rack de 1U cuesta anualmente $500 en energía, $500 en licencias de sistema operativo y $1500 en gastos de mantenimiento. La virtualización reduce la cantidad de servidores necesarios en el sitio, por lo que puede retirar o vender parte de su hardware. También ahorra dinero al reducir los requisitos de espacio en su sala de servidores, lo que reduce los costos de las instalaciones.

4. Optimización de procesos de TI

Busque oportunidades para mejorar la eficiencia y confiabilidad de los procesos de TI dentro de su organización. La racionalización y optimización de los procesos mejora la productividad y reduce las tasas de error, dos factores clave en el gasto en TI.

A continuación se muestran algunos ejemplos de los procesos de TI que puede mejorar:

• Informar y resolver incidentes de TI (por ejemplo, podría agregar un sistema de emisión de tickets centralizado o definir mejores procedimientos de escalamiento).
• Solicitar, aprobar y realizar cambios en los sistemas de TI (por ejemplo, podría definir políticas de cambio claras o implementar un sistema de gestión centralizado).
• Manejar solicitudes comunes de usuarios, como instalaciones de software o aprovisionamiento de cuentas (por ejemplo, podría crear una base de conocimientos con preguntas frecuentes o desarrollar un portal de autoservicio).
• Flujos de trabajo en su proceso de ciclo de vida de desarrollo de software (SDLC) (por ejemplo, podría adoptar CI/CD, pruebas automatizadas o un mejor sistema de control de versiones).

Mejorar los procesos de TI reduce los gastos al reducir el trabajo manual y la cantidad de retrabajos que debe realizar el equipo. También mejora la calidad y la coherencia de los servicios de TI, por lo que hay menos posibilidades de que se produzcan interrupciones y tiempos de inactividad costosos.

5. Subcontratar servicios de TI

Considere la posibilidad de subcontratar tareas de TI que requieren mucho tiempo a proveedores de servicios externos o trabajadores independientes. Esta estrategia reduce los costos a largo plazo al:

• Eliminar la necesidad de contratar nuevos empleados a tiempo completo o capacitar a los existentes.
• Permitir que el equipo interno se centre en la generación de ingresos y las funciones comerciales principales.
• Reducir los gastos generales (por ejemplo, espacio de oficina adicional, equipos, servicios públicos, beneficios para empleados, etc.).

Aquí hay algunas estadísticas imprescindibles sobre la subcontratación de personal de TI:

• Las empresas experimentan reducciones de costes de TI del 25-40 % gracias a la subcontratación de servicios.
• Alrededor del 56% de las empresas con 100 o más empleados citan la mejora de la eficiencia como el principal factor impulsor de la subcontratación.
• Más del 78% de las pequeñas empresas utilizan servicios independientes para gestionar algún aspecto de su TI.

Algunas de las responsabilidades más comunes que las empresas subcontratan a un equipo externo son:

• Tareas de mesa de ayuda.
• Administración de redes.
• Desarrollo de software.
• Mantenimiento de infraestructura.
• Gestión de la ciberseguridad.

6. Elimine los activos de TI innecesarios

La forma más rápida de reducir los costos de TI es eliminar activos innecesarios. Analice todo su panorama de TI e identifique activos que sean:

• Subutilizado.
• Anticuado.
• Redundante.
• Ya no está alineado con las necesidades del negocio.

Aquí hay algunos ejemplos de activos que puede eliminar:

• Licencias de aplicaciones: las licencias de software para software local y SaaS suelen estar entre los mayores gastos de una empresa. Elimine las licencias superpuestas e innecesarias para reducir los costos de su cartera de aplicaciones.
• Servicios y suscripciones: identifique y elimine servicios innecesarios, como instancias de IaaS no autorizadas o alojamiento de páginas web obsoletas.
• Activos de infraestructura: Reutilice o venda todo el hardware innecesario (servidores, computadoras portátiles, sistemas de comunicación, impresoras, etc.) para evitar costos asociados con el mantenimiento, el soporte y las actualizaciones.
• Proyectos de TI: revise y priorice los proyectos planificados y futuros según su valor y urgencia. Elimine todos los proyectos de bajo valor y centre al equipo en tareas que aporten valor inmediato.

El análisis de activos también es una excelente oportunidad para evaluar si existen alternativas más baratas o más rentables disponibles en el mercado.

7. Estandarice su TI

La estandarización reduce los costos de TI al mejorar la eficiencia general y reducir la complejidad. Estas son las áreas de su TI que vale la pena estandarizar:

• Hardware: estandarice el hardware (por ejemplo, computadoras de escritorio, portátiles, servidores, equipos de red, etc.) para simplificar los procesos de adquisición y soporte. La infraestructura estandarizada también conduce a una mejor escalabilidad y compatibilidad.
• SO y software: la estandarización de los sistemas operativos y las aplicaciones simplifica la implementación, la gestión de parches y la asistencia al usuario.
• Políticas de TI: establezca políticas estandarizadas (para copias de seguridad de datos, administración de contraseñas, uso de software, seguridad en la nube, etc.) para aumentar la coherencia en toda la organización. Las directrices claras y estandarizadas reducen el riesgo de errores e ineficiencias que generan costes adicionales.
• Configuraciones: la estandarización de las configuraciones de red (por ejemplo, protocolos de red, esquemas de direcciones IP, convenciones de nomenclatura, etc.) simplifica la administración y la resolución de problemas.
• Documentación: estandarice toda la documentación y las plataformas de conocimiento para reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para compartir información e incorporar nuevos miembros al equipo.

La estandarización también ayuda a contrarrestar el riesgo de la TI en la sombra (el uso de dispositivos y aplicaciones no autorizados), una de las causas más comunes de vulnerabilidades de seguridad y altos costos de TI.

8. Utilice software de código abierto

Indique a su equipo que utilice software de código abierto siempre que sea posible para evitar los costos iniciales de adquisición de software y los gastos de mantenimiento anual. Informes recientes sugieren que las empresas ahorran hasta un 3 % de su presupuesto de TI al cambiar de aplicaciones comerciales a aplicaciones de código abierto.

Además de evitar los altos costos de las licencias de software, las herramientas de código abierto suelen tener comunidades activas. Estas comunidades brindan soporte gratuito para:

• Actualizaciones continuas.
• Corrección de errores.
• Parches de seguridad.

El software de código abierto también otorga acceso al código fuente. Si su equipo tiene los conocimientos necesarios, es posible personalizar la aplicación para adaptarla a las necesidades de su negocio y aumentar aún más la rentabilidad.

9. Utilice BYOD para reducir los costos

Bring Your Own Device (BYOD) es una política que permite a los empleados utilizar dispositivos personales para actividades relacionadas con el trabajo.

Estudios recientes revelan que las empresas ahorran hasta 3150 dólares por empleado al año con BYOD. BYOD conduce a una reducción tan alta de costos de TI debido a las siguientes razones:

• Ahorro de costos de hardware: BYOD elimina la necesidad de comprar y mantener un gran inventario de dispositivos propiedad de la empresa. Como resultado, se obtienen importantes ahorros de costes en la adquisición y sustitución de hardware.
• Menos administración de dispositivos: BYOD significa que los empleados son responsables de los dispositivos de trabajo. Se reducen los gastos generales de administración de dispositivos, ya que el departamento de TI ya no es responsable de las actualizaciones de software y la resolución de problemas.
• Menores costos de mantenimiento: La carga de las reparaciones de dispositivos BYOD recae en los propietarios o fabricantes, por lo que usted reduce los costos de soporte de TI.

Además de estos ahorros de costos, BYOD también aumenta la productividad de los empleados. Las personas tienden a sentirse más cómodas y familiarizadas con sus propios dispositivos, lo que a menudo conduce a ganancias de eficiencia.

10. Renegociar los términos con los proveedores de servicios

Renegociar contratos con ISP, proveedores y otros proveedores de servicios es otra estrategia eficaz de reducción de costos de TI. La renegociación de contratos con proveedores permite a las empresas reducir las tarifas actuales entre un 10 y un 30 % de media.

Realice siempre un análisis de mercado antes de iniciar las renegociaciones. Explore alternativas y compare ofertas de diferentes ISP, proveedores y prestadores de servicios. Utilice estas propuestas para obtener información sobre las tasas de mercado actuales y aprovecharlas durante las negociaciones para asegurar precios más favorables.

Renegociar contratos también es una excelente oportunidad para revisar y actualizar los acuerdos de nivel de servicio (SLA) con sus proveedores. Alinee los niveles de servicio con los requisitos comerciales y reduzca aún más los costos a largo plazo.

11. Adopte el trabajo remoto

Permitir que su equipo trabaje de forma remota tiene varios beneficios de ahorro de costos, como:

• Espacio de oficina reducido: el trabajo remoto reduce la necesidad de espacios de oficina. Gastas menos en alquiler, servicios públicos, material de oficina, mantenimiento, etc.
• Ahorro en infraestructura: los empleados remotos utilizan sus propios dispositivos y conexiones a Internet, lo que reduce la necesidad de que la empresa proporcione hardware costoso e infraestructura de red.
• Sin costes de desplazamiento: el trabajo remoto elimina los gastos de desplazamiento de sus empleados.
• Impulso de la moral: Ofrecer trabajo remoto aumenta la satisfacción de los empleados, por lo que se esperan mejores tasas de retención. Una alta retención también reduce los costos de contratación y capacitación asociados con una alta tasa de rotación.

Investigaciones recientes sugieren que las empresas ahorran hasta 11 000 dólares por cada empleado que comienza a trabajar de forma remota dos o tres días por semana. Esta elevada cifra se debe a la reducción de los costos de alquiler, el aumento de la productividad y las menores tasas de rotación de empleados.

12. Aprovechar al máximo la automatización

Automatizar procesos repetitivos, lentos y propensos a errores es una excelente estrategia de reducción de costos de TI por varias razones:

• El equipo deja de centrarse en tareas de bajo valor y se compromete con actividades más valiosas.
• La automatización le permite realizar tareas más rápido y con menos recursos.
• Elimina cuellos de botella, reduce la dependencia de empleados específicos y garantiza una ejecución consistente de las tareas.
• Reduce la probabilidad de errores que conducen a errores costosos o reelaboraciones innecesarias.

Encuestas recientes revelan que el 59 % de las empresas que adoptaron la automatización reportan reducciones de costos de TI de hasta un 30 %. A continuación se muestran algunos ejemplos de procesos que vale la pena automatizar para reducir los costos diarios de su TI:

• Implementaciones y configuración de infraestructura.
• Creación, modificación y eliminación de cuentas de usuario y privilegios de acceso.
• Procesos de copia de seguridad y recuperación (programación de copias de seguridad periódicas, verificación de la integridad de los datos, recuperación de archivos en caso de pérdida de datos o fallas del sistema, etc.).
• Monitoreo de infraestructura, aplicaciones y dispositivos de red.
• Responder a tiempos de inactividad del servidor, alta utilización de recursos o violaciones de seguridad.
• Parcheo y actualización de aplicaciones y sistemas operativos.
• Registro, enrutamiento y seguimiento de incidentes y problemas de TI.
• Restablecimiento de contraseña.
• Aprovisionamiento y gestión de entornos de prueba (creación y replicación de entornos, implementación de datos de prueba, automatización de la implementación de aplicaciones de prueba, etc.).
• Generación y distribución de informes y analíticas.

Utilice estrategias de reducción de costos de TI para reducir gastos y mejorar sus resultados

Algunas de las estrategias enumeradas anteriormente tienen un efecto casi instantáneo en el presupuesto y producen resultados rápidos. Otros requieren algo de tiempo para generar impacto. Utilice este artículo para evaluar qué estrategias de reducción de costos de TI tienen más sentido para su empresa y comience a reducir los gastos de TI para liberar más fondos para el desarrollo empresarial, la generación de ingresos y la innovación.