Elegir una herramienta de gestión y supervisión de proveedores todo en uno
Las organizaciones utilizan cientos, a veces miles, de proveedores para manejar su producción diaria, flujo de trabajo y procesos comerciales. Con tantos proveedores, es fácil que los detalles pasen desapercibidos y que se produzcan errores de comunicación. Las organizaciones a menudo recurren a los sistemas de gestión de proveedores para ayudar a administrar las relaciones con múltiples proveedores a lo largo del ciclo de vida de un proveedor.
Un sistema de gestión de proveedores (VMS) es una solución de software que ayuda a las organizaciones a administrar, monitorear y optimizar todos los aspectos de su relación de trabajo con proveedores externos y proveedores de servicios. Un VMS suele estar basado en la tecnología (normalmente un SaaS) y proporciona un marco estructurado para agilizar todas las actividades relacionadas con el proveedor, desde la incorporación hasta la evaluación del rendimiento. Esto garantiza la eficiencia, el cumplimiento y la mitigación de riesgos en toda la cadena de suministro, lo que permite a las organizaciones administrar sin problemas a todos sus proveedores en un solo lugar.
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¿Qué es la gestión de proveedores?
Como empresa, la gestión de sus proveedores es crucial para encontrar a los adecuados y construir relaciones sólidas y mutuamente beneficiosas con ellos. Al hacerlo, puede controlar sus costos generales, reducir el riesgo y continuar brindando un excelente servicio al cliente. Esto implica analizar a los posibles proveedores, buscarlos, gestionar los contratos y revisar su rendimiento, entre otras interacciones.
Desafortunadamente, muchas empresas solo se enfocan en las etapas iniciales de la gestión de proveedores, como encontrar la solución más barata y firmar un contrato. Sin embargo, la implementación de un marco práctico de gestión de proveedores ofrece numerosos beneficios más allá de establecer una relación comercial.
Tipos de gestión de proveedores
Cada organización se ocupa de nueve tipos diferentes de gestión de proveedores, que se producen durante cada relación con los proveedores. Entre ellas se encuentran:
- Compras: La investigación y selección de productos o servicios críticos para las operaciones de su organización se produce durante el proceso de adquisición
- Incorporación de proveedores: Una vez que se selecciona un proveedor, se pasa por el proceso de incorporación, que incluye proporcionar información, herramientas y cualquier acceso para activar nuevos proveedores
- Gestión de las relaciones con los proveedores: A lo largo del ciclo de vida de un proveedor, su organización querrá profundizar su relación con ellos para obtener el máximo valor de la asociación
- Gestión de riesgos de proveedores: También conocida como VRM, se trata de un conjunto de prácticas para reducir cualquier riesgo que pueda producirse a través de sus proveedores, lo que podría afectar a su negocio, a su cadena de suministro o al cumplimiento de las normativas
- Gestión del rendimiento: incluye evaluaciones continuas para identificar el rendimiento de sus proveedores y si están cumpliendo con los KPI establecidos.
- Gestión de contratos: creación y ejecución de contratos con proveedores, maximización de los resultados operativos y financieros y minimización de riesgos
- Gestión de cumplimiento: Garantizar el cumplimiento de un proveedor con los requisitos legales, técnicos y reglamentarios de su empresa
- Gestión de SLA: La gestión de los acuerdos de nivel de servicio (SLA) se refiere al seguimiento y la finalización de los términos descritos en los contratos entre el proveedor y la organización
El proceso de gestión de proveedores
El proceso de gestión de proveedores de una organización suele tener seis etapas clave, entre ellas:
- Investigación y selección de proveedores: En esta etapa, las organizaciones investigan e identifican proveedores en el mercado existente que están adecuadamente alineados con las necesidades de la organización y pueden proporcionar el mejor valor
- Negociaciones del contrato: Una vez seleccionado, la etapa de negociación del contrato implica definir los términos y medidas que establecen un acuerdo de proveedor mutuamente beneficioso y que cumple con la ley
- Incorporación de proveedores: En esta etapa, los proveedores se integran en los sistemas de una organización, pasan por la capacitación y los procedimientos de políticas y establecen canales de comunicación dentro de la organización
- Supervisión del rendimiento y gestión del riesgo: A lo largo de esta etapa, las organizaciones miden el rendimiento de los proveedores en función de los KPI al tiempo que examinan las salvaguardias proactivas de la gestión de riesgos
- Cobro y procesamiento de pagos: Esta etapa incluye la verificación de las facturas de los proveedores y el mantenimiento de registros financieros transparentes, lo que garantiza la recopilación y el procesamiento eficientes de los pagos
- Comentarios de los proveedores: Las organizaciones deben recopilar comentarios constructivos durante esta etapa, lo que puede mejorar la relación entre el proveedor y la organización a través de la mejora y la alineación continuas
¿Por qué las organizaciones necesitan un sistema de gestión de proveedores?
Como se ha descrito anteriormente, la gestión de proveedores es más que seleccionar un proveedor y supervisar su rendimiento a lo largo del tiempo. Cada etapa puede implicar múltiples líneas de comunicación, plazos, seguimiento de tareas y más.
El software de gestión de proveedores puede ayudar a las organizaciones a navegar y optimizar el dominio multifacético de las interacciones y la gestión de proveedores. Esto garantiza un marco operativo optimizado, eficiente y mitigado de riesgos con su red de proveedores. Un VMS automatiza procesos complejos, proporciona análisis valiosos y permite la toma de decisiones basada en datos. A continuación se presentan beneficios adicionales para las organizaciones que implementan un VMS.
Eficiencia mejorada
Una solución de gestión de proveedores proporciona un flujo de trabajo automatizado para múltiples procesos de gestión de proveedores, lo que reduce la carga de trabajo y evita errores. Además, un VMS con un panel de control centralizado puede consular la información de los proveedores y documentarla en un solo lugar, lo que permite un fácil acceso y gestión para cualquier persona de la organización.
Mejora de las relaciones con los proveedores
Al igual que las organizaciones se esfuerzan por establecer relaciones positivas con sus proveedores, los proveedores aspiran a establecer relaciones sólidas con las organizaciones con las que trabajan. Una plataforma de gestión de proveedores facilita la comunicación fluida entre ambas partes, proporcionando una interfaz en la que pueden colaborar, trabajar en proyectos, compartir datos o discutir estrategias.
Gestión de riesgos
La gestión de riesgos de proveedores es una de las etapas más delicadas del proceso de gestión de proveedores, ya que garantiza que todas las actividades y documentos de los proveedores cumplan con las leyes y políticas organizativas pertinentes. Esto garantiza la continuidad del negocio y evita cualquier incidente de riesgo significativo. VMS ayuda en este proceso y también puede ayudar a monitorear el rendimiento del proveedor a lo largo del tiempo, incluida la postura de ciberseguridad mediante plantillas de cuestionarios y niveles de riesgo.
Abastecimiento estratégico
Una plataforma VMS puede ayudar a comparar y evaluar a los proveedores de una organización en función de estadísticas como el rendimiento, los precios y la fiabilidad. Estos análisis ayudan a una organización a tomar una decisión informada con respecto a la selección, negociación y gestión de proveedores.
Gestión de costos
Toda organización debe vigilar sus resultados, y un VMS sólido ayuda a las organizaciones a realizar un seguimiento de la gestión de gastos, las órdenes de compra, etc., asegurando que los costos relacionados con el proveedor permanezcan dentro de sus presupuestos asignados. Además, un VMS ayuda a procesar las facturas de los proveedores y a garantizar los pagos a tiempo. Estas soluciones de proveedores financieros incluyen software como Precoro, Quickbooks y Netsuite.
Análisis del rendimiento de los proveedores
Una plataforma VMS evaluará el rendimiento de un proveedor analizándolo en función de los KPI acordados, identificando cualquier área de mejora o si una organización ya no necesita los servicios de un proveedor específico.
Operaciones seguras y conformes
El software VMS ofrece almacenamiento seguro de datos, protegiendo los datos confidenciales de proveedores y organizaciones contra accesos no autorizados y posibles infracciones. La plataforma también puede proporcionar registros detallados de todas las transacciones y certificaciones relacionadas con los proveedores, lo que permite auditorías fluidas y garantiza la transparencia.
Las 3 características principales de una herramienta de supervisión y gestión de proveedores
Las organizaciones que buscan un sistema de gestión de proveedores deben evaluar las necesidades, la escalabilidad y los desafíos actuales de sus procesos de gestión de proveedores. Cada organización tendrá necesidades comerciales únicas y puntos débiles que los dirigirán a diferentes plataformas VMS con características específicas y herramientas de administración de proveedores. Sin embargo, el mejor software de gestion de proveedores debe incluir estas tres caracteristicas principales.
1. Base de datos centralizada
La gestión de las operaciones relacionadas con los proveedores puede ser una tarea compleja y desafiante. Un VMS con una base de datos centralizada puede agilizar y optimizar estos procesos.
Una base de datos basada en la nube sirve como ubicación central para todos los datos relevantes, que van desde los detalles del contrato hasta las métricas de rendimiento. Este enfoque fomenta un flujo de información sin interrupciones y permite a las partes interesadas recuperar, modificar y analizar los datos de los proveedores de manera eficiente. Al reducir los silos de datos y mejorar la colaboración interdepartamental, este enfoque de base de datos centralizada mejora el cumplimiento y las pistas de auditoría.
Las bases de datos centralizadas también garantizan la coherencia y la precisión de los datos, lo que reduce los riesgos de discrepancias que pueden surgir de las prácticas de gestión de datos dispersas. En general, un VMS con una base de datos centralizada no solo agiliza los flujos de trabajo operativos, sino que también fortalece los esfuerzos estratégicos, de cumplimiento y de gestión de riesgos dentro de las prácticas de gestión de proveedores.
UpGuard Vendor Risk proporciona una visibilidad completa de todos los proveedores con los que trabaja su empresa. En nuestra plataforma centralizada, encontrará un monitoreo continuo de la salud cibernética de cualquier proveedor en su sistema.
Nuestra función de inventario de proveedores le permite categorizar a los proveedores, compararlos con los puntos de referencia de la industria y ver cómo cambia su postura de seguridad con el tiempo. Los portafolios también organizan a los proveedores supervisados por diferentes casos de uso en listas separadas, donde puede filtrar, ver e informar fácilmente el rendimiento de los proveedores a lo largo del tiempo.
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2. Seguimiento del cumplimiento
Es crucial que las organizaciones realicen un seguimiento del cumplimiento dentro de su VMS para asegurarse de que todas las actividades relacionadas con el proveedor cumplan con los requisitos normativos, las políticas organizativas y los estándares del sector. Esto ayuda a proteger a la organización de las repercusiones legales y a mantener su reputación.
>Un VMS robusto ofrece herramientas y funcionalidades para rastrear, administrar e informar cuidadosamente el cumplimiento de los proveedores en función de diversos factores, como la calidad, la seguridad y las prácticas éticas. Es esencial garantizar que los proveedores utilicen la debida diligencia y sigan puntos de referencia de cumplimiento predefinidos para minimizar los riesgos y mantener la integridad y confiabilidad de los productos o servicios que se entregan.
Al supervisar y gestionar activamente el cumplimiento a través de un VMS, cualquier desviación se identifica y aborda con prontitud, evitando posibles interrupciones o daños. Además, a medida que las organizaciones se adaptan a los nuevos parámetros de cumplimiento en un panorama regulatorio en constante evolución, el seguimiento del cumplimiento garantiza la alineación con todas las regulaciones y políticas pertinentes tanto para la organización como para su grupo de proveedores.
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Acelere su proceso de intercambio de cuestionarios mediante el uso de las potentes y flexibles herramientas de cuestionarios de seguridad de UpGuard, que pueden realizar un seguimiento del cumplimiento en una variedad de marcos y regulaciones de seguridad establecidos (GDPR, CCPA, HIPAA, etc.).
Además, la función de informes de cumplimiento de Vendor Risk permite a los clientes ver sus propios detalles de riesgo o los de su proveedor (incluidos los riesgos web) asignados a estándares de seguridad reconocidos o marcos de cumplimiento como NIST CSF o ISO 27001.
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3. Gestión de riesgos de proveedores
En un VMS, la gestión de riesgos de proveedores (VRM) sirve como un escudo vital que protege la continuidad operativa, la estabilidad financiera y la reputación de una organización al mitigar y gestionar los riesgos potenciales. En el ecosistema interconectado de proveedores y organizaciones, cualquier interrupción, incumplimiento o violación de datos en la cadena de proveedores puede tener un impacto negativo directo en la empresa.
Un VMS equipado con sólidas capacidades de VRM permite a las organizaciones identificar, evaluar y mitigar de manera proactiva riesgos como interrupciones de la cadena de suministro, violaciones de datos o incumplimiento de regulaciones antes de que se conviertan en problemas importantes. Esto permite a las empresas crear perfiles de riesgo para cada proveedor, supervisar el cumplimiento de los niveles de servicio acordados y las normas de cumplimiento, y desarrollar planes de contingencia para garantizar la continuidad del negocio en caso de interrupciones relacionadas con el proveedor.
Una VRM eficaz dentro de una herramienta de gestión de proveedores garantiza que todas las decisiones relacionadas con los proveedores se tomen con una comprensión integral del panorama de riesgos de los proveedores, salvaguardando así a la organización de escollos imprevistos y garantizando una red de proveedores estable y confiable. Desempeña un papel crucial a la hora de garantizar interacciones seguras, coherentes y conformes con los proveedores, que son esenciales para mantener y mejorar el rendimiento de la organización y la confianza de los clientes.
La gestión de riesgos de proveedores es el núcleo de nuestra solución de software de riesgo de proveedores. Automatice sus flujos de trabajo de evaluación de riesgos de terceros y reciba notificaciones instantáneas sobre la seguridad de sus proveedores, todo en un panel centralizado.
Vendor Risk evalúa instantáneamente la seguridad de sus proveedores y le proporciona notificaciones en tiempo real de sus riesgos, para que pueda evaluar y remediar de manera proactiva las exposiciones al riesgo. Personalice y realice evaluaciones de riesgos basadas en la exposición al riesgo de un proveedor a su negocio utilizando el panel de control centralizado de UpGuard, y supervise la postura de seguridad de sus proveedores a lo largo de todo su ciclo de vida.
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Otras características a tener en cuenta
Además de las tres características principales enumeradas anteriormente, tenga en cuenta lo siguiente a la hora de elegir una herramienta de supervisión y gestión de proveedores todo en uno:
- Flujos de trabajo automatizados: La capacidad de automatizar tareas repetitivas como el procesamiento de facturas, las comprobaciones de cumplimiento y la comunicación para mejorar la eficiencia.
- Gestión de contratos: Funciones que permiten a los usuarios crear, almacenar, gestionar y analizar contratos de proveedores, garantizando que se cumplan los términos y que las renovaciones se gestionen a tiempo.
- Métricas de rendimiento y cuadros de mando: capacidades para definir, rastrear y evaluar el rendimiento de los proveedores con respecto a indicadores de rendimiento predefinidos y generar cuadros de mando de los proveedores.
- Manejo seguro de datos: funciones de seguridad mejoradas que garantizan que los datos confidenciales de los proveedores se almacenen, procesen y transmitan de forma segura
- Informes y análisis: Las sólidas funciones de análisis e informes ofrecen información sobre el rendimiento, el gasto y el cumplimiento de los proveedores.
- Compatibilidad global: La capacidad de administrar proveedores globales, adaptándose a múltiples monedas, idiomas y requisitos regulatorios.
- Personalización: La flexibilidad para adaptar el VMS de acuerdo con las necesidades y flujos de trabajo específicos de la organización, incluidas las integraciones de API.
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