Amplíe su programa de gestión de riesgos de proveedores con automatización

A medida que su negocio crece y trabaja con más proveedores externos, debe garantizar la seguridad y la estabilidad en toda su cadena de suministro de proveedores. Con cientos, si no miles, de proveedores externos, puede ser desalentador y llevar mucho tiempo para los equipos recopilar todos los datos necesarios sobre cada proveedor, evaluar el impacto del proveedor y tomar medidas para garantizar el cumplimiento de las necesidades de la organización.

En este artículo se describen cinco pasos que le ayudarán a ampliar su programa de gestión de riesgos de proveedores, tanto si lo está configurando como si lo está ampliando. Destacamos cómo agregar automatización a lo largo del camino para que pueda concentrarse en sus tareas más urgentes en lugar de las tareas manuales repetitivas que requieren tanto tiempo.

Paso 1: Recopilación de información del proveedor

Su primera tarea en la gestión de proveedores es compilar una lista completa de proveedores y toda la información relevante.

Con UpGuard Vendor Risk, puede administrar el ciclo de vida y el ecosistema de su proveedor en un panel conveniente y organizado con cuestionarios automatizados, informes personalizados y monitoreo continuo. Una plataforma central como Vendor Risk sirve como la única fuente de verdad para su ecosistema de proveedores, lo que permite a su equipo centrar sus esfuerzos en la evaluación de proveedores en lugar de en la creación de listas. Puede monitorear a los proveedores agregándolos individualmente o en bloque.

La recopilación de información de una variedad de partes interesadas en su negocio requiere una inversión de tiempo significativa. Es posible que tenga que perseguir a los miembros del equipo para obtener la información que necesita y analizar el impacto comercial del proveedor. Para facilitar ese proceso, puede utilizar una herramienta automatizada como el cuestionario de relación con el proveedor de UpGuard, que es una herramienta interna de recopilación de información. Al enviar el cuestionario de relación a los miembros del equipo interno responsables de ese proveedor, puede asegurarse de recuperar los detalles necesarios y el nivel adecuado de profundidad requerido para evaluar al proveedor.

Una vez que tenga una lista completa de proveedores y todos los detalles relevantes, puede comenzar a evaluar cada proveedor de acuerdo con las necesidades de su negocio.

Paso 2: Evaluar a los proveedores según el riesgo

Para implementar un programa de gestión de riesgos de proveedores, debe comprender cómo los proveedores externos introducen riesgos en sus operaciones comerciales. Si no está seguro de cómo los proveedores externos gestionan la seguridad de los datos y el control de acceso, su empresa y los datos de sus clientes podrían estar en riesgo.

Al evaluar a los proveedores, debe identificar qué proveedores tienen el impacto más significativo en su negocio. Determinar la criticidad del proveedor es una pieza crucial del proceso de diligencia debida para su programa de gestión de riesgos del proveedor. Si algo saliera mal, como que su proveedor sufriera una violación de datos y los datos de su empresa quedaran expuestos, entonces consideraría a ese proveedor como un riesgo crítico para su negocio. Al identificar a los proveedores de mayor riesgo, puede establecer expectativas organizacionales en torno a los comportamientos de los proveedores y las actividades de cumplimiento requeridas.

Al determinar el umbral de criticidad, utilice los siguientes elementos para evaluar la importancia del proveedor y la tolerancia al riesgo:

Posible impacto en el negocio si los proveedores se ven comprometidos
Calificaciones de seguridad del proveedor
Importancia de los ítems incluidos en el cuestionario de relación con el proveedor
Indicadores clave de rendimiento para su negocio
Requisitos organizativos y necesidades de cumplimiento
Acceso del proveedor a la información del cliente u otros datos confidenciales

Una vez que haya determinado qué información comprende su umbral de riesgo, puede organizar los datos de sus proveedores y priorizar las acciones para sus proveedores más críticos.

Paso 3: Organizar y clasificar a los proveedores

Puede usar la organización en niveles de proveedores para clasificar a los proveedores según los riesgos que presentan para su organización. Una vez que determine los factores que comprenden los estándares de criticidad de su proveedor, puede enfocar sus prácticas de VRM en los proveedores críticos que tienen el mayor impacto en su negocio.

La organización manual en niveles es tediosa y requiere mucho tiempo. Validar la información de cientos o miles de proveedores no es un uso eficaz de las horas de recursos. Hemos diseñado UpGuard Vendor Risk con funciones intuitivas que ahorran tiempo para ayudarle a mantener organizado su catálogo de proveedores. Con niveles, carteras, etiquetas y atributos personalizados, puede ordenar y organizar a sus proveedores según los criterios que defina. A continuación, puede filtrar proveedores para generar informes con información específica, como una etiqueta que identifique qué departamento es responsable de esa relación con el proveedor.

Puede utilizar cada uno de estos métodos para clasificar la información del proveedor en UpGuard:

Niveles: Con la organización en niveles de proveedores, puede clasificar a sus proveedores según el riesgo inherente que representan para su organización. Los niveles le ayudan a identificar la asignación adecuada de recursos al evaluar y supervisar a ese proveedor.
Etiquetas: Con las etiquetas, puede etiquetar a los proveedores según las características clave. UpGuard proporciona cinco etiquetas predeterminadas (en uso, datos empresariales, datos del cliente, acceso a la red y acceso físico), pero siempre puede crear etiquetas personalizadas según las necesidades de su organización.
Atributos personalizados: Con los atributos personalizados, puede proporcionar información adicional sobre cada proveedor. Cree atributos personalizados para cualquier información que no se tenga en cuenta en los niveles y las etiquetas.
Carteras: Con las carteras, puede segmentar a los proveedores en grupos alineados con el propósito empresarial, como agrupar por proveedores, socios o departamentos. Establezca el control de acceso para carteras específicas y utilice las carteras para crear informes y filtrar información.

A medida que escala su programa a cientos o miles de proveedores, la clasificación manual de los niveles, las etiquetas y los atributos personalizados de cada proveedor se vuelve más laboriosa. Con la clasificación automatizada de proveedores de UpGuard, puede optimizar la clasificación de proveedores con una lógica de automatización simple y avanzada para adaptarse a las necesidades de su organización. Definir las reglas y la lógica para aplicar las características necesarias de forma rápida y precisa. La clasificación automatizada de proveedores ayuda a su equipo a clasificar a los proveedores por criticidad, aclarar los umbrales de riesgo e impulsar la coherencia en su proceso de gestión de proveedores.

El flujo de trabajo de automatización aplica niveles, etiquetas, carteras y atributos personalizados a los proveedores en función de las respuestas del cuestionario de relación con los proveedores y la lógica de automatización personalizada. Desde reglas simples como "Si el departamento que adquiere este proveedor es 'Marketing', establezca la cartera de 'Marketing'" hasta una lógica más avanzada que tenga en cuenta múltiples preguntas y puntuaciones ponderadas, puede automatizar la clasificación y asignar más recursos a las actividades urgentes de evaluación de riesgos. Una vez que haya establecido una lógica de automatización personalizada alineada con las necesidades de su negocio, esa lógica se aplicará a todos los proveedores y garantizará que los proveedores se clasifiquen de acuerdo con criterios coherentes.

La clasificación de proveedores a través de un flujo de trabajo automatizado le permite centrarse en las evaluaciones de riesgos y las necesidades de cumplimiento de seguridad. Al adaptar su lógica de automatización a las necesidades de su negocio, puede priorizar las actividades de evaluación de riesgos para los proveedores que representan el mayor riesgo para su negocio.

Paso 4 — Realización de evaluaciones de riesgos

La clasificación automatizada de proveedores le permite priorizar a sus proveedores más críticos a medida que planifica su programa de evaluación para que pueda realizar una evaluación integral de riesgos de proveedores dentro de la plataforma UpGuard, mejorando el tiempo operativo para completar las evaluaciones y proporcionando un registro a largo plazo de los resultados.

Dado que su cartera de proveedores está organizada de acuerdo con las necesidades de clasificación que establezca, puede identificar a sus proveedores de riesgo crítico, alto y medio para una evaluación de riesgos periódica. Realice una evaluación integral de riesgos del proveedor dentro de la plataforma UpGuard, mejorando el tiempo operativo para completar las evaluaciones y proporcionando un registro a largo plazo de los resultados.

UpGuard Vendor Risk ofrece un flujo de trabajo completo de evaluación de riesgos de proveedores, lo que le permite compilar las actividades de evaluación de riesgos de su organización en un solo panel dentro de la plataforma UpGuard. Puede completar una revisión rápida de los resultados del escaneo automatizado o puede realizar una evaluación completa con evidencia adicional. Con el portal de evaluación de riesgos, puede evaluar el nivel de riesgo que un proveedor representa para su organización y guardar sus comentarios e información como referencia puntual para futuras necesidades de evaluación.

Cuando esté listo para realizar una evaluación de riesgos, seleccione el proveedor de los proveedores supervisados e identifique qué activos servirán como evidencia para la evaluación. Su enfoque de la evaluación de riesgos se centrará en las necesidades de seguridad de su organización y su industria, desde las regulaciones de cumplimiento hasta la seguridad de la infraestructura y las políticas contractuales que afectan a sus proveedores. A través de la supervisión continua y los cuestionarios de seguridad, puede recopilar información clave relacionada con una variedad de riesgos mientras evalúa qué nivel de amenaza puede tolerar su organización y cuánta exposición es navegable para su industria.

Una evaluación de riesgos completa le ayudará a saber si sus acciones de seguimiento deben incluir la planificación de la corrección de riesgos, futuras evaluaciones de riesgos, cuestionarios de cumplimiento o supervisión continua.

Paso 5: Supervisión continua de la seguridad a largo plazo

A medida que continúe trabajando con los proveedores existentes y agregando nuevos proveedores, querrá estar al tanto de cualquier cambio o problema en la superficie de ataque del proveedor. Si bien siempre puede comunicarse directamente con el proveedor sobre los problemas de seguridad, una plataforma de monitoreo continuo le permitirá priorizar la resolución de problemas conocidos en lugar de tratar de averiguar si hay problemas.

Hay una variedad de herramientas que pueden ayudarlo a recopilar información, incluido UpGuard Vendor Risk. Nuestros datos de escaneo en tiempo real, junto con informes completos y notificaciones personalizables, lo mantendrán actualizado en toda su cartera de proveedores. Garantice el cumplimiento de los proveedores de normas reglamentarias como ISO 27001, NIST Cybersecurity Framework, SIG Lite y más a través de cuestionarios de cumplimiento mapeados de riesgos. Aproveche las alertas de UpGuard para saber cuándo tomar medidas o hacer un seguimiento con sus proveedores.