Usuarios invitados de Microsoft 365 y acceso externo
Las organizaciones necesitan cada vez más colaborar y comunicarse con personas ajenas a sus equipos internos. Pueden ser contratistas independientes, trabajadores remotos, proveedores, clientes, consultores, etc. La pandemia aceleró las tendencias de colaboración y automatización en el lugar de trabajo moderno.
Una de las mejores plataformas para facilitar la comunicación y la colaboración es Microsoft 365 y su familia de aplicaciones. Es fácil para el equipo interno conectarse con personas fuera de la organización y trabajar en proyectos con usuarios invitados y funciones de acceso externo.
Al crear usuarios invitados o otorgar acceso externo, alguien ajeno a la organización puede participar en reuniones, ver y compartir archivos, acceder a libretas de grupo, etc.
Pero al igual que ocurre con muchas tecnologías, los usuarios invitados de Microsoft 365 y el acceso externo crean un riesgo de seguridad que los CISO deben conocer.
En esta guía completa, lo guiamos a través del proceso de configuración de usuarios invitados y acceso externo en Microsoft 365 y cómo mitigar algunos de los riesgos de seguridad que pueden surgir al hacerlo.
Usuarios invitados de Microsoft 365
La razón principal para configurar a alguien como usuario invitado es otorgarle acceso a los archivos que tiene en 365 Loud para colaborar. Los usuarios invitados también pueden asistir a las reuniones de Teams y son compatibles con Azure Active Directory, SharePoint Online y Microsoft Teams.
El derecho de agregar usuarios invitados está reservado a los propietarios del grupo. Al utilizar una dirección de correo electrónico proporcionada por el usuario invitado, puede otorgar acceso a los archivos, el cuaderno, las conversaciones y las invitaciones del calendario del grupo agregándolos a la lista de miembros de un canal.
Cualquiera que tenga un correo electrónico puede tener acceso de invitado. (No importa si el correo electrónico es estudiantil, personal o comercial)
Deben asegurarse de que el acceso de invitados esté habilitado primero en el nivel de inquilino o de dominio de la organización para agregar su correo electrónico.
Otra forma de agregar un usuario invitado a un grupo de Microsoft 365 es mediante la nominación por parte de un miembro actual del grupo, y el propietario del grupo luego procede a aprobar o rechazar la solicitud.
Una vez otorgado el acceso, el invitado recibirá un correo electrónico de bienvenida y se unirá al grupo. Si necesitan salir del grupo en algún momento, hay un enlace en el pie de página de todos los correos electrónicos del grupo que les permite salir.
La interacción del usuario invitado y el grupo será a través de correo electrónico ya que no tiene acceso al sitio del grupo. Pueden recibir invitaciones de calendario, enlaces a archivos y cualquier archivo adjunto y conversación por correo electrónico. Involucran al grupo respondiendo al correo electrónico.
Privilegios y restricciones de los usuarios invitados
Los usuarios invitados están limitados a aquello a lo que el propietario del grupo les ha dado acceso. Pero, en general, pueden ver y editar archivos, recibir enlaces de calendario, asistir a reuniones y acceder a Notebook. Pueden iniciar y responder conversaciones y también eliminarlas.
Por otro lado, los usuarios invitados de 365 no pueden agregar ni eliminar miembros del grupo ni administrar reuniones.
Acceso externo a Microsoft 365
El acceso externo es muy diferente del acceso de invitados en que otorga permisos a un dominio completo. Permite a los usuarios de Microsoft Team de otros dominios colaborar con los usuarios de su dominio.
Se define como "una forma para que los usuarios de Teams de un dominio externo completo lo encuentren, lo llamen, conversen y programen reuniones con usted en Teams". Es una herramienta importante cuando las organizaciones quieren colaborar con otras organizaciones.
El acceso de usuario invitado consiste más en otorgar acceso a un individuo, mientras que el acceso externo otorga acceso a otro equipo. Pero puedes usar ambas opciones si es necesario.
El acceso externo no debe confundirse con el uso compartido externo, que es la capacidad de los propietarios de sitios de poner contenido a disposición de personas ajenas a la organización compartiendo enlaces de acceso a archivos y carpetas.
Configurar el acceso externo
El acceso externo es sencillo de configurar. Tiene tres configuraciones para elegir:
Federación abierta
Esta es la configuración predeterminada en Teams. Permite a los usuarios buscar, llamar, chatear y programar reuniones con personas de otros dominios externos a la organización.
Permitir dominios específicos
Esta opción se aplica cuando una organización colabora con solo una o dos organizaciones más. Entonces sólo a estos dominios específicos se les concede acceso externo. (esta opción es excelente desde el punto de vista de la seguridad)
Bloquear dominios específicos
Esta función limita los dominios prescritos desde la función de acceso externo.
Usuarios invitados y mejores prácticas de seguridad de acceso externo
Los administradores de TI, que suelen ser los propietarios de grupos en Microsoft 365, siempre deben permanecer atentos a la función de acceso de invitados y su implementación dentro de la organización. Esto es para garantizar que la información confidencial y patentada solo sea manejada por personas autorizadas.
Para empezar, los propietarios del grupo deben decidir si activar o desactivar la función de usuario invitado para su organización. (está activado por defecto)
>En segundo lugar, si está activado y los usuarios invitados están invitados a colaborar, debe limitar el acceso de los usuarios invitados a ciertos grupos. También puedes bloquear invitados de cualquier dominio en particular.
Otra práctica recomendada es mantener archivos confidenciales en un sitio cuyo uso compartido externo esté desactivado.
Para el acceso externo, permitir dominios específicos es una característica poderosa que le brinda control sobre qué dominios permitir para colaborar con su organización.
Pensamientos finales
Si bien todos podemos estar de acuerdo en que los usuarios invitados de Microsoft 365 y el acceso externo son excelentes características para la colaboración en el lugar de trabajo moderno, es innegable que introducen algunos riesgos comerciales y de seguridad. El más crítico es el riesgo de que información confidencial llegue a manos no autorizadas.
Los CISO deben ser proactivos en el desarrollo e implementación de políticas de colaboración y uso compartido de archivos que garanticen la protección de los archivos y datos confidenciales. Se debe realizar una revisión periódica de todas las cuentas de invitados y los niveles de acceso otorgados para detectar cualquier laguna.
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